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Contenidos

• Documentación del módulo de contadores
• Documentación de lecturas para distribuidoras

Documentación del módulo de contadores

A la ficha de un contador se puede acceder por dos sitios distintos:

• Menú / infraestructura / contadores
• Póliza, pertenece contadores donde aparece el listado de todos los contadores activos y no activos que ha tenido esta póliza

Pestaña General de la ficha de contadores

• Nº de serie: Es el número que identifica el contador y al que se asocian las lecturas, es el que ve el lector cuando va a campo
• Número de serie (almacén): Se puede asociar un número de serie de un producto del almacén. Este número de serie irá asociado a un producto. Para más información, ir a la documentación del módulo de productos y almacén
• Producto: Este campo de solo lectura muestra el producto al que está asociado el Nº de serie (almacén), en el caso de que exista. Sino, se muestra en blanco.
• Tensión: Valor numérico que indica la tensión del equipo de medida.
• Alquiler: Cuando se activa esta casilla, indicamos que al contados se le debe cobrar alquiler, ya sea de ICP, contador,ambos, etc. Si está activada esta casilla aparece debajo el campoProducto de alquiler, sino, no
• Producto de alquiler: En este campo se indica el producto de alquiler que se cobrará mensualmente. (Ver el módulo de productos). Se pueden hacer escandallos con varios productos (contador+ICP), etc .
• Gir: Éste campo indica el valor máximo al que llega el contador y vuelve a reiniciarse a 0.
• Propiedad de: En este cuadro de selección se tiene que es coger si el contador es de la empresa distribuidora o del cliente
• Fecha alta: Se debe indicar la fecha de alta del contador (Ver Nota)
• Activo: Éste campo indica si el contador está activo en la póliza con la que está asociada. Cuándo se desea dar de baja un contador, se desmarca ésta casilla y aparece debajo del Fecha de baja
• Fecha de baja: En este campo se indicará a qué fecha se da de baja el contador en esta póliza. Deberá haber una lectura de fecha de baja del contador
• Renombrar: Este botón permite cambiar el Nº de serie del contador en el caso que se haya producido un error al crearlo. Las lecturas también quedarán asociadas al nuevo número de serie del contador
• Introducir lecturas: Este boton permite entrar las lecturas de forma manual des de la ficha del contador

Nota

La fecha de primera lectura debe coincidir con la fecha de alta del contador

Dar de alta un Contador

Nos situaremos en la ficha de la póliza que queremos añadirle un nuevo contador. Una vez allí iremos a la pestaña Contadores y pulsaremos el botón Nuevo tal como se indica en la imagen siguiente:

Aparece la ficha del contador que debe cumplimentarse la ficha tal como se describe más adelante. Se debe rellenar también el campo informativo N contador de la parte superior. Siempre debe coincidir con el numero de serie del contador activo.

• Nº de serie: Debe indicarse el numero de serie del contador. Si el contador ya ha estado dado de alta en alguna otra ocasión el numero de serie deberá buscarse en la lista con la lupa. En el caso que el contador sea nuevo, deberá darse de alta el numero de serie con el botón Nuevo.
• Contador: Este campo no se rellenará momentáneamente hasta que pueda relacionarse con un producto del módulo de "Productos".
• Producto: En este campo se indicar el alquiler a cobrar de la lista de alquileres que tenga la compañia. La Gestión de los alquileres se puede ver en el apartado de Alquileres
• Alquiler: Si esta casilla esta marcada se cobrará el alquiler descrito en el campo producto.
  Si esta desmarcada no se cobrará ningún tipo de alquiler.
• Gir: En este campo se indica numericamente en que valor el contador se reinicia a 0.

• Tipo de contador: Permite seleccionar el tipo de contador (Punto Frontera, Generación o de Consumo)

  Note

  Si es un contador de 5 ruedas se debe indicar el valor de giro en la casilla como 100.000. Cuando el contador llegue a 99.999 el próximo valor será 0.

  El programa hace los cálculos de los consumos teniendo en cuenta el giro del contador indicado en este campo.
  Cuando la lectura actual es inferior a la anterior aplica el valor del giro para hacer el cálculo correctamente.

  Warning

  Es importante que este campo esté cumplimentado correctamente.

• Constante de multiplicación: Por defecto este valor será 1. Para equipos antiguos en los que la constante sea diferente de 1 deberá indicarse el valor de multiplicación de los valores de lectura introducida.

• Data d'Alta: Aquesta data es la que es tindrà en compta alhora de facturar els termes de potència. Si la data d'alta es el 15-01-2010 i la següent facturació es el 31-01-2010, es facturarà la part proporcional de la potencia als 16 dies d'estar donat d'alta.

  Nota

  Aquesta data també és important per la generació dels perfils de consum.

• Activo: El contador que se da de alta debe estar siempre activo.
  Estarán desactivados los demás contadores que ya no están en funcionamiento en la póliza en cuestión.

• Fecha Baja: es la fecha en que un contador deja de estar asociado a una póliza.
  El contador que lo sutituye debe estar dado de alta en el dia siguiente al de la baja del anterior contador. Así se facturará correctamente el termino de potencia.

Una vez se ha dado de alta el contador deben introducirse las lecturas iniciales del contador.

Dar de baja un contador

Existen 3 casos en los que se debe dar de baja un contador:

1. Cuando la póliza se da de baja y se retira el contador.
2. Cuando se realiza un cambio de contador y se sustituye el existente por otro.
3. Cuando se produce un cambio de tarifa o de periodos de lectura

Alquiler de contadores

Con el programa base viene predefinidos los precios de los productos de alquiler que tienen los códigos de ALQ1 a ALQ18 según el decreto vigente.

Los precios de los alquileres del ALQ14 a ALQ18 debe indicarlos la propia compañía.

La propia compañía podrá crear nuevos alquileres, y aplicar los precios de éstos.
También podrá crear nuevos productos como combinación de varios productos basándose en los escandallos de los productos de GISCE-ERP. En la siguiente imagen se pueden ver combinaciones de diferentes alquileres combinados. El precio de un alquiler combinado se autocalcula como la suma de sus productos base.

Cambiar de 3 a 6 periodos de lecturas en tarifas 3.0A y 3.1A

Si hasta una determinada fecha se han estado tomando las lecturas de una póliza con tarifa 3.0A y 3.1A, en tres periodos y se desea hacer el cambio a 6 periodos se debe proceder como si fuera un cambio de contador pero manteniendo el número de serie.

El resultado final debe ser como se muestra en las siguientes imagenes:

Nota

Se observa que en fecha 31/01/2013 se da de baja el contador con el que se realizaban las lecturas en 3 periodos.
En fecha 01/02/2013 se da de alta el nuevo contador con el mismo número de serie y se inicializa ya con las lecturas en 6 periodos.

En la siguiente imagen se observan las lecturas en fecha 30/01/2009 para otro caso con dos contadores.

Nota

Se observa que las lecturas tanto de activa como de reactiva están en tres periodos. Este es el contador que se da de baja el 30/10/2009.

Nota

El nuevo contador, que es el activo, se observa que ahora ya introduce lecturas en 6 periodos.

Como se hace un cambio de contador a medio periodo de facturación?

Supongamos que el día 13/10/2011 se cambia el contador con el nº de serie 1000 por el contador con nº de serie 1001. Si no hay ningún otro cambio de tarifa ni de potencia contratada no se realizará ninguna modificación contractual el día 13/10/2011.

• En el contador antiguo (1000) se le añadirán las lecturas del día anterior    (12/10/2011) y se dará de baja ( Fecha de baja) el mismo día
• Al contador nuevo (1001) se le añaderán las lecturas iniciales del mismo día (13/10/2011) de alta ( Fecha Alta)

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Documentación de lecturas por distribuidoras

Contenidos:

• Introducción de lecturas
• Importar hoja de lecturas
• Comparativa de consumos
• Compra y almacén de contadores

Introducción de Lecturas

Existen varios métodos para la entrada de lecturas de contadores. A partir de las lecturas obtenidas con TPL, entrada manual por ruta, entrada de lecturas por número de contador.

Las lecturas iniciales de un contador se entran a partir del menú: " Menú → Facturación → Lecturas → Introducir lecturas por contador".

El proceso es como se describe a continuación:

1. Se selecciona el numero de contador que se acaba de dar de alta en una póliza.

   

2. Una vez localizado se pulsa el botón Continuar.

3. Se comprueba que el cliente la tarifa y la potencia contratada son las correctas. En el campo fecha se introducirá la fecha de la última facturación que se ha realizado dependiendo si la tarifa es bimestral o mensual.

   

   Note

   Si se hace el alta del contador en fecha 01/02/2010:

   • Si la póliza es bimestral la lectura se entrará en fecha 31/12/2009, que es la última de las bimestrales.
   • Si la póliza se factura mensual la fecha con la lectura inicial del contador seria 31/01/2010.

   Nota

   La hora de la lectura se puede introducir segun 2 opciones:

   • Si el cierrre es Manual la hora es las 12:00
   • Si la lectura se toma con Cierre la hora de la lectura son las 00:00.

   Seguidamente se pulsa el botón Introducir datos.

4. Se introducen los valores correspondientes al maxímetro, y los valores del contador de activa y reactiva de cada uno de los periodos. pulsando el botón Guardar y siguiente.

   

5. Si se accede al contador a través de la pestaña contadores de la ficha de la póliza, se observa el resultado de la inicialización del contador.

Consejo

Ver la importación y exportación de lecturas de TPL

Importar hoja de lecturas

Introducción

Este asistente nos permite cargar lecturas masivamente a partir de un fichero CSV

Se accede al mismo desde Facturación > Lecturas > Importar hoja de lecturas y nos solicita:

• Fichero: Fichero CSV que queremos cargar en el formato especificado en Formato de la hoja de lecturas
• Probar: Si está marcado, procesa el fichero y los posibles errores pero no crea las lecturas

Las lecturas introducidas de esta forma se podrán reconocer fácilmente porque en el campo observaciones de las lecturas se escribirá el texto Datos importados

Una vez cargado el archivo se mostrará un resumen con el resultado de la carga y varios resúmenes del proceso realizado:

• contadores con lecturas no válidas
• contadores no encontrados
• contadores sin lecturas
• contadores que ya tenían lectura

Formato de la hoja de Lecturas

El formato es CSV ASCII de 26 campos separados por ; (punto y coma) donde los campos  deben estar ordenados y con el formato que se detalla a continuación. Los float sólo tienen el punto como separador de decimales. Cada línea contiene las lecturas de todos los períodos de un contador en una fecha concreta:

#	Columna	Formato	Descripción
1	fecha	dd/mm/YYYY	Fecha de la lectura
2	Contador	texto	Número de contador
3	P1A	float	Energía activa de P1 en kWh
4	P2A	float	Energía activa de P2 en kWh
5	P3A	float	Energía activa de P3 en kWh
6	P4A	float	Energía activa de P4 en kWh
7	P5A	float	Energía activa de P5 en kWh
8	P6A	float	Energía activa de P6 en kWh
9	P1R	float	Energía reactiva de P1 en kVArh
10	P2R	float	Energía reactiva de P2 en kVArh
11	P3R	float	Energía reactiva de P3 en kVArh
12	P4R	float	Energía reactiva de P4 en kVArh
13	P5R	float	Energía reactiva de P5 en kVArh
14	P6R	float	Energía reactiva de P6 en kVArh
15	MAX1	float	Maxímetro de P1 en kW
16	MAX2	float	Maxímetro de P2 en kW
17	MAX3	float	Maxímetro de P3 en kW
18	MAX4	float	Maxímetro de P4 en kW
19	MAX5	float	Maxímetro de P5 en kW
20	MAX6	float	Maxímetro de P6 en kW
21	EXC1	float	Excesos de Potencia P1 en kW
22	EXC2	float	Excesos de Potencia P2 en kW
23	EXC3	float	Excesos de Potencia P3 en kW
24	EXC4	float	Excesos de Potencia P4 en kW
25	EXC5	float	Excesos de Potencia P5 en kW
26	EXC6	float	Excesos de Potencia P6 en kW

Tip

Cualquier fila que empiece por # (almoadilla) no se tendrá en cuenta y se tratará como un comentario

Comparativa de consumos

Introducción

Se trata de comparar el consumo actual, en base a las lecturas introducidas en el ERP antes de facturar, con los consumos de las facturas del mes anterior (n-1) y del mismo mes del año anterior (n-12).

En este manual se explica como generar una exportación de las comparativas de lecturas para un mes concreto.

• Como exportar un fichero
• Campos del fichero

El fichero exportado contendrá la inforamción de consumo actual del mes indicado con la comparativa de la factura anterior y la de hace un año.

Para poder realizar las comparativas entre diferentes consumos y dado que estos pueden tener diferente número de días, se ha procedido a calcular el consumo diario. Este es la división entre el consumo y el número de días de éste y así obtener una homogeneización del consumo entre períodos diferentes y poder hacer una comparación mucho más exhaustiva.

Como exportar un fichero

Para acceder a generar la exportación, hace falta ir a Facturación/Lecturas/Exportación comparativa de lecturas

En el formulario que aparecerá a continuación se debe indicar el mes que se quiere hacer la comparativa con el siguiente formato: mm/yyyy.

Una vez introducido el mes deseado se debe hacer click en el botón de exportar y este generará el fichero con las comparativas.

Campos de fichero

A continuación se describe cada uno de los campos del fichero:

• Póliza Número de póliza.

• Fecha_última_lectura Dia de la última lectura del mes indicado.

• Dies_ultima_factura Días que hay entre la última lectura y la fecha final de la factura anterior.

• Consumo_actual Consumo que hay des de la anterior factura a la ultima lectura.

• Consumo_diario_actual      Proporción entre el Consumo_actual y los Dias_última_lectura.

• %_n-1 Comportamiento en porcentaje entre el Consum_diari_actual y Consum_diari_factura_anterior. (Por ejemplo: un -25%, significa que el consumo actual es un 25% menor al consumo de la factura anterior.)

• %_n-12 Comportamiento en porcentaje entre el Consum_diari_actual y Consum_diari_factura_any_anterior. (Por ejemplo: un 14%, significa que el consumo actual es un 13% superior al consumo de la factura del año anterior)

• Data_inicio_factura_anterior Data de inicio de la factura anterior.

• Data_final_factura_anterior Fecha final de la factura anterior.

• Dias_factura_anterior Días entre Fecha_inicio_factura_anterior y Fecha_final_factura_anterior.

• Consumo_factura_anterior Consumo que se facturó en la factura anterior.

• Consumo_diaroi_factura_anterior Proporcion entre el Consumo_diario_factura_anterior y los Dias_factura_anterior.

• Data_inici_factura_any_anterior Fecha de inicio de la factura del año anterior en el mes referenciado.

• Fecha_final_factura_año_anterior Fecha inicial de la factura del año anterior al mes indica el mes indicado.

• Dias_factura_año_anterior Dias entre la Fecha_inicio_factura_año_anterior yFecha_final_factura_año_anterior.

• Consum_factura_any_anterior Consumo que se facturó en la factura del año anterior.

• Consum_diari_factura_any_anterior Proporción entre el Consum_diari_factura_any_anterior y los Dies_factura_any_anterior.

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Compra y almazenaje de contadores

Introducción

En este manual se explica el módulo de almacenaje de GISCE-ERP para la gestión de contadores. Concretamente:

• Producto contador
• Compra de contadores
• Recepción de lotes con números de série correlativos

gestión de su stock y localización y la gestión de los números de serie. Todo este proceso es imprescindible por los contadores de telegestión que utilicen en el módulo de telegestión de GISCE-ERP

El flujo general, y para contadores en particular, sería el siguiente:

1. Dar de alta el producto contador según fabricante y modelo
2. Comprar un determinado nombre de contadores haciendo petición de compra corespondiente
3. Recibir los contadores y asignarlos el número de serie
4. Asignar el numero de serie , y en consecuencia el producto, a los compradores del menú Infraestructura

Producto contador

El primer paso para poder gestionar los contadores correctamente es darles de alta en la base de datos de productos. Podemos acceder a la ficha de productos desde el menú Productos . Para crear o buscar el producto, es mejor ir a la categoría de producto correspondiente desde el menú Productos por categoría

Consejo

Se recomienda crear una categoría de producto Contador o Equipos de medida para tener localizados los contadores.

En la figura podemos ver los campos de la ficha del producto

Es muy importante que los impuestos de cliente y proveedores esten introducidos correctamente. (En la imagen se muestra el IVA vigente en aquel momento)

Consejo

Cuando se crean productos, se recomienda duplicar un producto de la misma categoría que tenga todos los campos rellenados y así se ahorra tiempo de creación del producto. Se debe hacer desde Formulario > Duplicar Una vez duplicado se debe cambiar el nombre de producto, el código, el precio, la referencia del proveedor y el proveedor cuando sea necesario.

La fitxa de producte es pot completar amb la pestanya Preus & proveïdors on s'hi indicarà el preu de cost, els possibles proveïdors, els noms i les referències de cada proveïdor per aquest producte.

Pestaña precios y proveedores de la ficha de producto

• Precio de coste: Es el precio que se utilizará en la orden de compra de este producto
• Método de coste: Si en este campo se pone Precio medio (seria lo mas habitual) el precio de compra se ira actualizando a partir de los diferentes precios de compra que se vayan dando.

Los datos de las pestañas Abastecimientos y Ubicaciones , Descripciones Empaquetado son datos informativos del producto, por lo tanto no es obligatorio que estén cumplimentados.

Compra de contadores

Se describe como realizar el orden de compra de los contadores y la recepción del material en el almacen.

Módulo de compras

Para empezar se selecciona el menú Compras/Comandas de compra/Solicitud de presupuestos

Solicitud de presupuesto

Pulsando el botón Nuevo

Nueva orden de compra

creamos una nueva orden de compra y primero llenamos los campos tal y como se ve en la imagen

Ficha de solicitud de compra

Se rellenarán, como mínimo, los campos de color azul:

• Ref. orden: Éste campo se autocompleta cuando se guarda el orden de compra
• Almacén: Se indicará el almacén previsto de entrada de material
• Fecha: Fecha de solicitud del presupuesto
• Empresa: Con la lupa, se selecciona la empresa a la que se hará la    solicitud de presupuesto o pedido directamente
• Dirección: Se indicará a qué comercial de la empresa escogida se le hará la solicitud
• Lista de precios: Se indica la lista de precios que se utilizará para obtener el precio del producto. Por defecto, si no se ha creado una lista de precios específica se utilizará la "Default purchase list" o lista de precios por defecto
• Referencia del orden: Campo informativo en el cual se puede anotar la otra a la cual van dirigidos los materiales o dejarlos en blanco
• Referéncia de la empresa: Si el pedido debe llevar alguna referéncia interna de la compañía se pon en este campo. Sino, se puede dejar en blanco.

Una vez llenada la cabecera de la solicitud de presupuesto con estos datos, se pueden llenar las línias de la solicitud de presupuesto seleccionando, de la lista de productos, el producto y la cantidad a solicitar.

Añadir productos a solicitud de presupuesto

Se selecciona el botón nuevo del apartado línia de orden de compra

El producto que se quiere comprar debe estar debidamente introducido en la base de datos de productos, con todos los datos insertados correctamente.

Y en la siguiente imagen se puede observar como se selecciona el producto a comprar y se rellena la línea de la solicitud de compra. Se marca en rojo los campos que debe rellenar el usuario.

Llenar línia de compra

• Producto: Con la lupa se selecciona el producto deseado. Pueden utilizarse los filtros necesarios para filtrar ( categoría, proveedor, etc..) para una localización más fácil de los productos.
• Cantidad: Se ha de indicar las unidades de éste producto que se desea comprar. Se pueden introducir tantas líneas de compra como se desee en cada orden de compra.

Pulsando el botón Calcular se mostrará el coste total previsto de la compra desde los precios de compra introducidos en la base de datos.

Orden de compra a punto de confirmar

Una vez introducidas todas las línias de solicitud de compra y confirmados los precios de compra se puede pulsar el botón Confirmar comanda de compra

Nota

Se puede anular posteriormente si se decide no realizarla pulsando el botón Cancela comanda de compra

Una vez confirmada, se puede ver como el estado de la comanda ha pasado del estado Petición de presupuesto a Confirmado tal y como se ve en la casilla Estado de la comanda

Orden de compra confirmada

Podemos acceder posteriormente a los pedidos confirmados en la opción de menú Compras > Pedidos de compra > Pedido de compra esperando aprobación donde se listarán todos los pedidos confirmados que esperan la aprobación por parte del proveedor, confirmación de precios de compra, disponibilidad de productos, etc ...

Menú de pedidos de compra. Esperando aprobación

Podemos ver el listado de todas las órdenes de compras que están esperando la confirmación por parte del proveedor

Listado de comandas de compra pendientes de aprovación

Haciendo doble click sobre el orden de compra, se mostrará en formato formulario.

Una vez hechas las gestiones con el proveedor y se consensúen los precios con la compañía, ya se puede pulsar el botón Aprobada por el proveedor

Mientras no se pulse el botón Aprobada por el Proveedor se está a tiempo de modificar el precio de los productos o sus cantidades.

Una vez se ha pulsado el botón, la orden de compra pasa al estado de órdenes de compra en proceso . Todas estas pedidos las veremos al listado accesible desde el menú Compras > Pedidos de compra > Pedidos de compra en proceso

Menú de órdenes de compra. En proceso

Obtendremos el listado de todas las ordenes de compra que han estado aprobadas

Listado de pedidos de compra en proceso

El orden de compra aún se puede cancelar. Para hacerlo accedemos al orden de compra y pulsamos el botón Cancela comanda de compra

Cancelar orden de compra en proceso

Recepción de material con número de série

Accedemos al orden de compra en proceso para realizar la recepción haciendo doble-click.

Orden de compra a punto de recibir el material

Cuando llega el albarán con el material al almacen, se procede a su recepción pulsando el botón de la parte superior derecha Paquete/Albarán

Obtendremos el formulario con la línia de paquetes que se muestra en la figura siguiente:

Líneas de paquetes de un albarán

Pulsando sobre la línia de recepción de paquetes obtendremos finalmente la ficha para llenar los datos de la recepción del material.

Ficha recepción de material

Esta ficha contiene un seguido de campos a título informativo:

• Ref. origen: Es el código del albarán en el cual ha llegado el material, por defecto GISCE-ERP le asigna una referencia del pedido
• Fecha prevista: Fecha en la cuál se hace recepción del material. No se puede modificar.
• Tipo de envío: Cuando el material llega del proveedor, siempre es Recepción mercaderías

Haciendo doble-click sobre la linia del material, aparece la ficha para hacer la recepción:

Ficha recepción de línia de material

Para hacer la recepción del material, podemos hacerlo por distintos casos:

Caso 1: Todos los contadores con número de série correlativos

Suponemos que los 10 contadores de una comanda tienen número de série consecutivos del 10000001 al 10000010.

Pulsamos el botón Dividir en series y se crearán 10 líneas cada una con un contador y su número de serie, quedando la recepción de material tal como se ve en la imagen siguiente:

Ficha recepción material dividida en 1 serie correlativa (Caso 1)

Para acabar, pulsando el botón Productos recibidos aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

Productos recibidos (Cas 1)

Pulsando el botón Crear albarán se dará el proceso de recepción de material por terminado, pasando a estado realizado

Ficha recepción material en estado realizado (Caso 1)

Caso2: Contadores con 2 grupos de número de série correlativos

Estamos en este caso cuando la recepción del material sea parcial o bien, que los números de série no sean correlativos.

Supongamos que llegan 4 contadores con número de serie correlativo 10000100 al 10000104, y otro grupo de 6 contadores con los números de serie de 20000200 al 20000206.

Se procederá de la siguiente forma:

Desde la ficha de recepción de material deberemos dividir la línea de 10 contadores en dos líneas, una de 6 contadores y una Otra de 4 contadores. Seleccionamos la línea y pulsamos el botón de acción y del menú que aparece seleccionamos la opción Dividir línea de movimiento

Menú acción

En la casilla azul tendremos que indicar cuántos contadores tienen número consecutivo, (En nuestro ejemplo indicaremos 6 ) y pulsar el botón Dividir

Partición de líneas

El resultado será que se crearán 2 líneas en la ficha empaquetado/albarán. Aparecerán las dos líneas al hacer doble-clic sobre la línea.

Recepción de material de la partida en dos líneas (Caso 2)

Una vez divido el Empaquetado / Albarán se procederá como en el caso 1 por cada una de las líneas creadas.

Se puede hacer de esta forma si no hay recepciones parciales de material.

En el caso de pedidos que llegan con diferentes albaranes de entrega, el proceso se realiza como en el caso 2 .