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Documentación de Facturación

Ver también

Proceso de facturación:

Lote de facturación

El apartado Menu / Facturación / lotes de facturación es el panel de control para realizar las facturaciones masivas, indica el estado en que se encuentra el lote ( Borrador, abierto, cerrado)

El lote de facturación incluye las pólizas que se facturarán en este periodo.

Una vez facturada una póliza activa en un lote de facturación automáticamente pasa al lote siguiente.

Una vez facturada una póliza que está de baja e inactiva en el momento de facturarse ya no va al próximo lote de facturación.

Si una póliza se da de baja después de haberse facturado se debe comprobar que no haya pasado el próximo lote de facturación o sino en el proceso de validación dará error para la facturación.

Facturación en 4 pasos

  1. Abrir

    El botón abrir es el primer paso a realizar para iniciar la facturación de un determinado periodo. Si se intenta abrir un lote sin haber cerrado el anterior aparecerá un error indicando que existe más de un lote abierto.

    Una vez abierto un lote, las pólizas a facturar pasan del estado "borrador" al estado "abierto".

  2. Validar

    El botón validar comprueba que todas las pólizas del lote cumplan los Requisitos para poderse facturar. Si la validación de la póliza es correcta pasa al estado "A punto de facturar".

    Comprobaciones que realiza:

    • Que los contadores tengan lecturas iniciales y finales en cada periodo.
    • Comprueba si existen valores de lecturas actuales inferiores a las iniciales.
      • En el caso que sea debido a un giro del contador, después de comprobar que el giro es correcto se peue marcar la casilla "Saltar validación" en la ficha de la póliza a facturar.

    “Saltar validación" Al entrar en una póliza del lote de facturación aparece la opción "Ir validación" que permite que aunque aparezca un mensaje en la validación. Se marca esta opción y se pulsa el botón "validar esta" para que pase al estado "A punto de facturar”.

  3. Facturar

    Cuando todas las pólizas están en estado "A punto de facturar" se pulsa el botón "Facturar" y empieza el proceso de facturación.

    Al final del proceso de facturación se habrán generado las facturas de las pólizas del lote en estado "Borrador". A su vez, todas las pólizas del lote han pasado el estado "Facturado"..

    Actualizar: Durante el proceso de facturación si se pulsa este botón se actualiza la barra de proceso indicando el porcentaje de facturación realizado. Cuando se pulsa el botón actualizar y el proceso de facturación ha alcanzado el 100% el lote de facturación pasa al estado "Cerrado".

  4. Abrir facturas

    Una vez revisadas, por parte del usuario, todas las facturas generadas en el lote de facturación puede apretarse el botón "Abrir facturas" para asignar el número de factura y realizar los asientos contables correspondientes.

Nota

Des del menú de Lotes de facturación se puede acceder a las pólizas directamente abriendo la ficha. Así si se desea modificar algún dato de una pólizas se puede acceder des del propio lote a la póliza sin la necesidad de abrir una nueva pestaña.

  • Validación lote: Esta opción genera un informe en formato pdf de las incidencias encontradas en la validación

  • Exportar facturas PDF: Genera un fichero zip con los pdf de las facturas de cada comercializadora para el posterior envío. Se descomprimen el fichero pdf y se extraen los distintos ficheros por cada comercializadora para poderlos enviar.

  • Exportar facturas XML

  • Pólizas en el lote: Esta opción abre una nueva pestaña en la que aparece el listado de pólizas y el estado en el que se encuentran

Nota

Desde el menú de las "pólizas en el lote" se puede acceder a las pólizas directamente abriendo la ficha. Así, si se desea modificar algún dato de una póliza se puede acceder des de "pólizas en el lote" en la póliza sin necesidad de abrir una nueva pestaña.

  • Facturas generadas: Esta opción abre una nueva pestaña en la que aparece el listado de facturas generadas a partir del lote de facturación.

Nota

Utiliza el menú contextual para acceder a los datos de forma rápida. Por ejemplo: si estamos en cualquier factura, y nos situamos sobre el campo de la póliza pulsando el botón derecho podrás abrir directamente una nueva pestaña con todas sus facturas.

Facturación manual:

Para realizar facturaciones eventuales, o de pólizas que se dan de baja y se han de facturar fuera del lote de facturación utilizará este tipo de facturación.

Desde la ficha de una póliza se accede al apartado Factura manual para realizar una factura que no puede esperar a facturar dentro del lote de facturación.

Se accede al asistente en el que se indicará:

  • Póliza: Por defecto aparece la póliza en la que se encuentra en este momento.

  • Fecha desde, Fecha hasta: Indica el intervalo que se desea facturar y facturará    las lecturas que encuentre en este intervalo.

  • Diario: Se debe indicar a qué diario se desea asignar la factura a realizar. Si es una factura de energía normal se asignará al diario Facturas Energía.

Nota

Esta factura manual se puede realizar en cualquier momento, y la o las facturas que realiza quedan en estado borrador. Puedes utilizar esta opción para comprobar si el resultado de la facturación de esta póliza es el esperado. (p.e. si ha habido una Modificación contractual en medio del periodo de facturación y se deben realizar 2 facturas.) Luego se puede eliminar las facturas generadas en estado borrador y la póliza seguirá estando pendiente de facturar. También se puede utilizar esta opción para hacer una simulación de factura (factura pro-forma)

Estados de una factura:

  • Borrador: Se muestra de color azul y esta factura aun no tiene assignado numero, y se puede borrar de forma inocua para el sistema.

  • Abierto: Cuando se valida una factura de forma individual mediante el botón Validar dentro de la propia factura o botón mediante de el Lote de facturación / Abrir Facturas. Se asigna un número de factura a esta y se realizan los asientos contables necesarios para poder realizar el seguimiento de el cobro de la misma y los informes contables mensuales, anuales, etc.

Nota

Para saber qué facturas están pendientes de cobro puedes filtrar las que están en estado 'abierto'. Depués, añadiendo el filtro 'Empresa' y el de 'fecha factura' se sabrán las facturas pendientes de cada comercializdora en este período.

  • Realizar: La factura se ha cobrado y se han realizado interamente los asentamientos contables necesarios para conciliar la factura. Se hace con una factura individual des de la propia factura con la opción 'Pagar factura'.

Pregunta

¿Cómo se paga un grupo de facturas a la vez?

Respuesta

Se deben seleccionar las facturas a cobrar bien mediante un filtro o bien seleccionandolas de una lista. Despues se debe usar el asistente 'acción / pagar grupo de facturas'.

Pregunta

¿Si doy por pagada una factura por error, como deshago el cobro?

Respuesta

Des de la propia factura se selecciona la opción 'Deshacer pago', así pasará la factura del estado 'realizado' al estado 'abierto'.

Igualmente se puede hacer con un grupo de facturas desde el asistente Acción / Deshacer pago'

Preguntas más frecuentes:

Pregunta

Cuando se generan más de una factura por póliza y lote de facturación?

Respuesta

si no se han producido modificaciones contractuales en el periodo de facturación del lote solo se generara una factura por póliza y lote.

Se generan 2 facturas si:

  1. La Modificación contractual que se realiza a mitad de el periodo de facturación es un 'aumento / disminución ' de potencia, con o sin cambio de tarifa.
  2. La Modificación contractual es para un cambio de comercializadora.

Para ver cuántas pólizas tienen más de una factura en el periodo se puede comprobar desde el lote de facturación filtrando por el campo "Facturas Generadas".

Pregunta

Si he de borrar una factura en estado "abierto" que no es correcta ¿como la vuelvo a facturar?

Respuesta

Si hay que volver a hacer una factura para que el analitzarla cuando está en estado "Borrador" se ha detectado algún error se debe:

  1. Borrar la factura.
  2. Corregir los datos que han producido el error para los correctos.
  3. Volver al lote de facturación y se encontrará la póliza en estado "a punto de facturar". Si se encuentra en estado "abierta" se debe pasar al estado "a punto de facturar" con el botón "validar" des de la propia póliza del lote.
  4. Pulsar el botón "facturar ésta", una vez facturadas todas las pólizas pulsando el botón "Actualizar" éste pasará al estado "Cerado"

Pregunta

¿Como compruebo que están todas las pólizas que tengo que facturar en el lote?

Respuesta

  1. Todas las pólizas que estaban en el lote N una vez facturadas pasan automáticamente al lote siguiente: N+1 las mensuales, N+1 las bimestrales.
  2. Las pólizas que no tienen modificaciones contractuales entre la facturación N i la siguiente no requieren ninguna comprobación.
  3. Ir a Menú > Gestión de pólizas > Pólizas no asignadas a ningún lote de     facturación y colocar las pólizas que salgan en el lote de facturación     que les corresponda. Esta operación se debe realizar desde otra     pestaña de pólizas. En esta pestaña, el campo "lote de facturación" no es editable     ya que el filtro indica que este campo esté vacío.
  4. Se debe comprobar que el número de pólizas en el lote es igual al número de pólizas que tienen el mismo lote de facturación. Desde las pólizas filtrando por el campo lote de facturación y sumando las pólizas ACTIVAS y las NO ACTIVAS debe ser igual al número de pólizas en el lote. Todas las pólizas de "baja" y "inactivas" que no se deban facturar en el lote se debe comprobar que el campo lote de facturación sea el último que se facture y no el actual.
  5. Si existe una póliza en el lote de facturación que no se puede facturar en el proceso de validación ya aparecerá el error.

Pregunta

Una factura en estado "Abierto" se puede modificar?

Respuesta

  1. Una factura en estado abierto se puede cancelar permanentemente el botón "Cancelar", después para al estado "Borrador".
  2. Una vez en estado borrador, los campos pasan a ser editables y se pueden realizar las modificaciones necesarias.
  3. Una vez modificados los campos necesarios se puede abrir de nuevo la factura con el botón validar passando al estado "Abierto"

Pregunta

Una factura en estado "Realizado" se puede modificar?

Respuesta

  1. Si por error una factura ha pasado al estado Realizado, lo primero que se debe hacer es cancelar el pago tal y como se ha indicado anteriormente y pasará al estado “Abierto”
  2. Seguir los pasos indicados en el apartado anterior.

Modificaciones contractuales

Las modificaciones contractuales representan el histórico de modificaciones que ha sufrido una póliza / contrato en toda la vida. Las modificaciones contractuales contienen la misma información que una póliza.

Un proceso de modificación contractual tiene 3 pasos dentro de una póliza:

  1. Botón "Modificación contractual". Pulsar este botón hace que la póliza pase de estado "activa" al estado "Modificación contractual". Para modificar los campos deseados.
  2. Realizar las modificaciones en la póliza, todos los campos editables son susceptibles de Modificación, básicamente serán: potencia contratada, comercializadora, tarifa de acceso, cambios en la pestaña contratos y en la pestaña facturación.
  3. El botón "Crear Modificación contractual" permite crear una nueva     Modificación contractual a partir de una determinada fecha, o bien sobreescribir     la actual con los nuevos valores, en caso de que se observe algún error en la MD actual.

Crear modificación contractual nueva

Esta opción crea una nueva línea de Modificación contractual entre las fechas: fecha de activación y fecha final indicadas en el cuadro de diálogo.

Siempre existe la posibilidad de "Deshacer Mod. contractual "si no deseamos guardar ninguna Modificación y dejar la póliza tal como estaba antes de iniciar la Modificación Contractual.

Pregunta

Como se realiza un augmento de poténcia de 5,5 a 10,390?

Respuesta

  1. Dentro de la póliza, pulsar el botón "Modificación contractual". Esto hace que la póliza estado "Activa" al estado "Modificación contractual". Se debe cambiar la potencia 5,5 por la nueva 10,390 (aparecerá un cuadro de diálogo advirtiendo que la tarifa no concuerda con al nueva potencia contratada), se canvia la tarifa a 2.1A , se pulsa el botón generar períodos para que aparezca el período de la nueva tarifa 2.1A con la potencia contratada.
  2. Contador: Se debe indicar la lectura de cierre de la 2.0A en la fecha dd/mm/aaaa y inicializar la nueva lectura de la 2.1A que será la misma en la fecha dd/mm/aaaa + 1. Esto se debe hacer tanto si se cambia el contador como si se mantiene el mismo contador.
  3. Una vez los datos son correctos, se ha de pulsar “Crear nuevo contrato” indicando a partir de que fecha se activara la nueva potencia contratada.

Nota

Si la fecha de inicio de la nueva Modificación Contractual está en medio de un periodo de facturación, se generarán dos facturas para esta póliza, una por cada periodo con la tarifa correspondiente.

Pregunta

¿En una tarifa 3.x o 6.x como puedo indicar potencias diferentes en cada período?

Respuesta

Para poder indicar potencias diferentes en cada período debe desmarcarse la casilla "Autogenerar periodos"

Y luego editar los períodos de la tarifa dentro de la ventana "Potencias" indicando la potencia contratada en cada período.

Listados de facturación:

Los listados resumen de facturación mensuales se encuentran en el apartado: Facturación > General > Informes de facturación > Informes resumen facturación .

  • Desde / Hasta: Indica el intervalo defecha de factura entre los que filtrará el listado ambas incluidas

  • Tipo: Puede escogerse entre Mensuales, Bimestrales o Todas

  • Serie: En el desplegable aparecen todas las series que se pueden seleccionar. En el caso de facturación de energía hay que seleccionar: Secuencia F. Energia, Secuencia F. Energia Abonada o Secuencia F. Energia Rectificadora.

  • Informes: En este desplegable se peuden seleccionar las diferentes formas de resúmenes y agrupaciones según convenga.

Certificado de consumos

Este informe muestra el consumo de todas las facturas de una poliza en concreto en un período de tiempo determinado.

Para imprimir el certificado de relación de consumos se debe acceder al apartado: Facturación > General > Informes de facturación > Informes resumen facturación .

  • Es necesario introducir un número de poliza y dos fechas para indicar que período de tiempo nos interesa.

Exportación facturas

Exportación de XML F1

Para exportar las facturas generadas en formato XML F1 para enviar a las comercializadoras debemos utilizar el asistente accesible desde el formulario del lote de facturación, con el botón Exportar facturas XML.

Comportamiento del asistente

  1. Comercializadora

    En este campo se indica para que comercializadora se quiere exportar los ficheros F1s. Aquí se pueden escoger o Todas las comercializadoras o la comercializadora para la cual queremos generar los ficheros

  2. Filtra por fechas

    Sirve para filtrar entre que fechas de factura se quieren exportar los archivos F1s. Por defecto el campo no esta marcado exporta todas las facturas. Si este campo esta marcado sólo exportará las facturas que cumplan el rango de fechas indicadas.

  3. Genera resumen

    Si esta marcada esta opción generará el Resumen de Facturación CSV (Menú/Facturación/General/Informes de facturación/Informes resumen facturación)

Exportación de la factura de un período

Si queremos exportar todas las facturas de una comercializadora (o de todas) que se han generado a partir de un lote de facturación, accediremos al lote que queramos y en el formulario encontraremos, en la columna de la derecha, el botón de Exportar facturas XML, que nos abrirá un asistente.

Este asistente nos pedirá de qué comercializadora queremos exportar las facturas, mostrándonos un desplegable con las distintas comercializadoras con facturas en este lote. También hay la opción de exportarlas todas.

Adicionalmente, se puede solicitar el resumen de las facturas generadas marcando esta opción en el asistente.

El resultado de este asistente será un fichero ``.zip``. Si se han seleccionado todas las comercializadoras, contendŕa un fichero .zip para cada comercializadora con sus facturas. Si sólo se ha seleccionado una comercializadora, las facturas .xml de la comercializadora seleccionada.

Si se ha seleccionado la opción de resumen se generará un fichero CSV .txt con los datos de todas las facturas que se incluen en el XML ordenadas por comercializadora.

Exportación manual de facturas

También hay la opción de exportar una o múltiples facturas seleccionadas manualmente.

Para exportar sólo una factura, abriremos la factura que queramos exportar y ejecutaremos el asistente llamado Exportar factura XML que encontraremos en la columna derecha de la ventana de la factura.

El resultado de este asistente es un archivo .xml con la factura en formato F1.

Si queremos exportar más de una factura, podemos seleccionarlas en el listado y pulsar el botón Acción y la opción Exportar factura XML. El fichero generado contendrá los ficheros .xml siguiendo la misma lógica que cuando se exporta todo un lote( .zip o .xml) en función de las comercializadoras de las facturas generadas

En ambos casos, se puede generar el CSV resumen seleccionando la opción correspondiente.

Exportación de PDFs

Además del asistente para exportar con formato XML, se dispone del asistente para exportar a PDF.

El funcionamiento es el mismo, con los mismos filtros:

  • Por fechas
  • Por comercializadora
  • Por lote de facturación

Y lo podemos encontrar en los mismos registros:

  • Lote de facturación
  • Facturas

Este asistente nos generará un fichero .zip que contiene las distintas facturas exportadas en formato PDF, utilizando el informe de factura seleccionado:

Nota

Este asistente también dispone de la funcionalidad Generar Emails, que generará un email con cada una de las comercializadoras afectadas y les adjuntará un fichero .zip con las correspondientes facturas.

Utilizará la cuenta de poweremail asignada en la plantilla "Facturación: envío de facturas".

Si se requiere, consultad más información sobre plantillas poweremail y cuentas poweremail.

Facturación con IESE a distribuidora

Al instalar el modulo de facturación con IESE en una distibuidora tendremos que usar las posiciones fiscales, así se pasará por defecto a cobrar el IESE a no ser que se especifique que forma parte de la posición fiscal "Comercializadora", donde este impuesto desaparece.

Dar de alta una comercializadora para no facturar IESE

Para dar de alta una comercializadora nueva deberemos hacerlo a con el menú Empresas > Empresas > Nueva empresa

Los campos más importantes a rellenar son:

  • Nombre: Nombre de la comercializadora
  • Código: Código de REE para esta comercializadora. Despues se utilizará en archivos de perfiles que se entreguen a REE.
  • Posición fiscal: Debemos asegurarnos que una posición fiscal del tipo "Comercializadora". Para hacerlo nos aseguramos que escojemos la que tenga "Régimen nacional YYYY (Comercializadora)" dónde YYYY es el valor más grande.

Nota

El campo Posición fiscal se utiliza cuando el destinatario de la factura sea una comercializadora, no se le aplicará el IESE. Pero si la factura va dirigida a un cliente final, se le aplicará el IESE aunque seamos una distribuidora.