Sección de Solicitudes de la Oficina Virtual
Dentro de la Oficina Virtual, los usuarios de nuestra red pueden enviarnos solicitudes a través de una sección, independientemente de la Comercializadora que tengan contratada.
Esta sección es editable: podemos cambiar el mensaje, los tipos y los adjuntos. Para hacerlo, es necesario acceder al módulo de CRM del ERP.
Dentro de las secciones, si filtramos en sección padre por Solicitudes, obtendremos el listado de todas las solicitudes disponibles, y podremos acceder a la que deseemos para editarla o crear nuevas.
Configuración de las Solicitudes
Podemos crear o editar cada sección de las solicitudes. En primer lugar, se puede establecer el nombre que queremos que aparezca en la Oficina Virtual (recordad que debe traducirse a los demás idiomas que tengáis cargados en el ERP).
- El campo Secuencia sirve para establecer el orden dentro del desplegable de la Oficina Virtual.
- El Código de sección sirve para completar el nombre de la sección.
- La casilla Activo sirve para que la sección aparezca o no en el desplegable de la Oficina Virtual.
- La Sección padre sirve para clasificar y encontrar fácilmente cada solicitud, permitiendo ordenarlas de forma jerarquizada.
- En la Descripción OV se puede escribir una descripción para que aparezca en la Oficina Virtual.
Cómo adjuntar los formularios
Para adjuntar los formularios que queremos que estén disponibles en cada solicitud, debemos ir al módulo de CRM, a Section Attachments:
Una vez hemos guardado la solicitud, accedemos aquí para poder adjuntar el documento. Debemos completar el nombre del adjunto, seleccionar en File Type el tipo de adjunto (obligatorio para enviar, opcional o informativo), y en la Sección Relacional Adjunta, buscar la solicitud en la que queremos que esté disponible este adjunto.
Finalmente, vamos al icono de los adjuntos, que abrirá una nueva ventana donde indicaremos el nombre del documento adjunto. En el apartado Datos, podemos seleccionar el fichero que se adjuntará al caso (solicitud).
Una vez añadido el documento adjunto, el usuario podrá descargarlo desde la Oficina Virtual, rellenarlo y volver a cargarlo ya firmado. Cuando haga esto, en el listado de casos de Solicitud se verán dos adjuntos: el documento para firmar y el que el usuario ha rellenado.
Dónde buscar las solicitudes completadas
Cuando los usuarios utilicen la Oficina Virtual para comunicar una solicitud, los formularios que completen y nos devuelvan adjuntos se encontrarán en el módulo CRM, en los casos de atención al cliente.
Desde aquí podréis gestionar estas solicitudes de los usuarios.
