Guía de Contratación
Buscar el contrato de un cliente
Ir al listado de contratos situado en Gestión de Pólizas / Pólizas (hacer doble clic en Pólizas).
En el listado que se abre, es necesario utilizar el apartado de filtros para buscar el contrato. Según la información proporcionada por el cliente, podemos utilizar un filtro u otro. Los más comunes son los siguientes:
- Titular: Buscar los contratos por el nombre de su titular. Se puede buscar solo por una parte del nombre o por el nombre completo.
- NIF titular: Buscar los contratos por el NIF/CIF de su titular.
- Dirección CUPS: Buscar los contratos por la dirección del punto de suministro, es decir, la dirección donde se suministra la electricidad.
- Contrato: Buscar los contratos por el número de contrato asignado al cliente en el momento de su alta.
- CUPS: Buscar los contratos por el número de CUPS. Al igual que el número de contrato, es un identificador único, ya que no debería haber más de un contrato activo asignado al mismo CUPS.
Campos de un contrato
Al hacer doble clic en un contrato desde un listado de contratos, se abre una vista detallada con toda la información del contrato:
La información de un contrato se agrupa en pestañas. Las más relevantes son:
- General: Contiene la información referente al mercado eléctrico. Por ejemplo, la tarifa de acceso, las potencias contratadas, el tipo de contrato, etc.
- Facturación: Contiene la información sobre el producto ofrecido al cliente (Tarifa Comercializadora) y los datos de pago (IBAN y titular de la cuenta bancaria).
- Contactos: Informa sobre la dirección de notificación (dirección donde se envían las facturas) y los datos fiscales para la factura (razón fiscal y dirección fiscal).
Cuando se hace clic en una de las pestañas, se muestra toda la información en la pantalla principal del contrato.
La barra superior agrupa una serie de botones para realizar diferentes acciones. El primer grupo de botones sirve para generar informes en PDF. Por ejemplo, permiten imprimir el contrato.
El segundo grupo de botones sirve para ejecutar asistentes en una ventana emergente. Los asistentes guían al usuario a lo largo de un proceso con un objetivo concreto. Un ejemplo sería el asistente para actualizar la fecha de alta de un contrato.
El último grupo de botones son enlaces. Los enlaces sirven para abrir una nueva pestaña donde se muestran elementos relacionados con los contratos. Por ejemplo, el enlace Facturas Cliente abre una pestaña con las facturas emitidas para este contrato. Normalmente, estos enlaces muestran listados con un filtro aplicado para mostrar únicamente la información relevante para el contrato actual.
Identificar al pagador de un contrato.
El pagador de un contrato es el titular de la cuenta bancaria asociada al contrato. Se puede encontrar en la pestaña Facturación del contrato.
Identificar dónde se envían las facturas de un contrato.
El campo Enviar factura vía indica si la factura se envía por correo electrónico o por carta postal. Si se envía por correo electrónico, el campo Email dir. Fiscal indica la dirección a la que se envía la factura.
Si el notificado no es la misma persona que la razón fiscal, será el campo Email dir. notif el que indicará a qué dirección de correo electrónico se enviará la factura.
Nota
En un contrato, el titular, la razón fiscal y el notificante pueden ser la misma persona o pueden ser individuos distintos.
Imprimir un contrato y consultar adjuntos.
Para imprimir un contrato, se debe desplegar la sección Reports y presionar el botón Contrato (1). Esto generará un archivo PDF que se puede guardar para imprimirlo.
Adicionalmente, se pueden consultar todos los documentos que se han adjuntado a un contrato. Algunos de estos documentos pueden ser, por ejemplo, el DNI y/o la autorización de domiciliación en el momento de formalizar el contrato. Estos archivos se encuentran en la pestaña Documents rel. (Documentos relacionados) (2). Para visualizar uno de los documentos adjuntos, se debe hacer doble clic en el elemento deseado y, en la ventana emergente, utilizar el botón Abrir.
Ver los estados de un proceso de contratación.
Siempre que un cliente solicita cambiar de comercializadora, realizar un cambio de potencia, cambiar el titular, etc., primero se inicia un proceso de firma digital y, una vez finalizado este, se inicia lo que se denomina "Proceso ATR". Este proceso ATR sirve para gestionar el intercambio de información entre la comercializadora y la distribuidora del cliente para llevar a cabo el cambio deseado. Por lo tanto, cuando un cliente quiere saber, por ejemplo, en qué estado está su proceso de alta, debemos revisar dos elementos: la firma digital y el proceso ATR.
Comprobar el estado de un proceso de Firma Digital.
El primer paso es localizar el proceso de firma digital. Para ello, debemos ir al contrato del cliente y utilizar el asistente Buscar Procesos de Firma (situado en el menú Acciones).
Este asistente abrirá una nueva pestaña donde se listarán todos los procesos de firma relacionados con el contrato.
Para saber si hay algún proceso de firma que aún no esté finalizado, debemos fijarnos en la columna Estado.
Si no indica Completado, significa que el cliente aún tiene pendiente firmar alguno de los documentos.
Podemos saber qué documentos no ha firmado si accedemos a la vista detallada del proceso de firma (haciendo doble clic en el proceso de firma que queramos revisar). En la vista detallada se muestran todos los documentos que se han enviado para firmar y su estado. En caso de que el cliente no encuentre el correo para firmar, podemos reenviárselo a su dirección de correo electrónico utilizando el botón Reenviar el correo.
Comprobar el estado de un proceso ATR
Si ya hemos revisado los procesos de firma digital y están completos, significa que ya se ha iniciado el proceso ATR para solicitar a la distribuidora que realice los cambios deseados. Para revisar el estado de esta solicitud ATR, debemos ir al contrato y utilizar el enlace Casos ATR (situado en el menú de enlaces). Se abrirá un listado donde se mostrarán todas las solicitudes ATR que se han realizado para este contrato.
Para saber si alguna solicitud aún no está finalizada, debemos fijarnos en el campo Estado. Si la solicitud está en estado Abierto, significa que todavía no se ha completado.
Cuando identificamos que la solicitud no está finalizada, debemos determinar en qué punto se encuentra. Esta información nos la proporcionan los campos Paso y Descripción del Paso. Los valores más comunes son:
Paso = 01 (a1 en un ATR de gas): Se han solicitado los cambios a la distribuidora, pero aún no hemos recibido respuesta.
Paso = 02 (a2 en un ATR de gas): La distribuidora ya nos ha indicado si acepta o no realizar los cambios solicitados.
Paso = 05 (a3 en un ATR de gas): La distribuidora nos ha informado que ya ha realizado los cambios solicitados.
Acceder a la Oficina Virtual de un Cliente.
El ERP permite "suplantar" la identidad de un cliente y acceder a la Oficina Virtual como si entráramos con su usuario. De esta forma, podemos ver exactamente lo que él vería y brindarle soporte con la gestión desde la Oficina Virtual.
Para "suplantar" la identidad de un cliente, debemos acceder a su "ficha de empresa". Para ello, vamos al contrato y utilizamos el icono de carpeta en el campo Titular.
Una vez hemos localizado al cliente, hacemos doble clic para abrir la vista detallada del cliente y vamos a la pestaña Oficina Virtual. En esta pestaña se muestra el usuario de la oficina virtual asociado al cliente.
Hacemos doble clic en el usuario de la oficina virtual. Esto abrirá una ventana emergente, donde debemos hacer clic en el campo URL para que se abra un navegador web con la pantalla de la Oficina Virtual del cliente.