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Proceso de Facturación

El proceso de facturación incluye 3 fases:

  • Carga de F1 y gestión de facturas de proveedor
  • Generación de facturas de cliente y envío de facturas
  • Gestión de cobros

1. Carga de F1 y Gestión de Facturas de Proveedor

El objetivo de la carga de F1 es obtener las lecturas con las cuales posteriormente se facturará al cliente, además de llevar un control del que se paga a las distribuidoras. Se puede encontrar más información sobre los F1 en el siguiente enlace.

El siguiente esquema muestra un resumen de las fases por las que pasa un F1 cuando se carga al ERP:

Figura 0

1.1. Cargar ficheros F1 (XML)

  1. Hacer un zip con todos los ficheros XML correspondientes a los F1 a cargar.
  2. Utilizar el asistente Facturación -> General -> Facturas Proveedor -> Importación ficheros F1 Figura 1
  3. Se habrá generado un lote de importación de F1 al que podemos ir por el menú Facturación -> General -> Facturas Proveedor -> Importaciones F1. Este lote tendrá el nombre del ZIP cargado. Figura 2
  4. Se abre el lote de F1 importado y se va refrescando hasta que la barra Progreso y Finalizados deja de avanzar. Estas barras indican el porcentaje de XML cargados y el porcentaje de XML cargados correctamente respectivamente. Figura 3
  5. Cuando la barra de progreso ha llegado al 100% ya ha terminado la carga de F1. Si la barra de finalizados no está al 100% algún F1 no se ha cargado correctamente y se tiene que pasar a la gestión de errores de F1 y reimportación. Si la barra de finalizados está al 100% se puede pasar a gestión de facturas de proveedor y pagos.

1.2. Gestión de Errores de F1 y Reimportación

  1. Ir a los F1 con error de importación. Hay 2 opciones:

    • Desde el lote de importación de F1 que no tiene la barra Finalizados al 100% utilizar el enlace Listado de ficheros. Figura 4
    • Desde el menú Facturación -> General -> Facturas Proveedor -> Ficheros F1 importados. Figura 5

    En ambos casos, en el listado resultante se tiene que filtrar por Estado = Error en la importación. Figura 6

  2. Entrar al F1 que se quiere corregir y leer el mensaje de error. Figura 7

  3. Los errores de importación se producen por una divergéncia o una inconsistencia entre los datos que llegan del F1 y los datos que se tienen al ERP.

    • Más información sobre las validaciones de F1 en este enlace.

  4. Si el error se puede solucionar corrigiendo algún dato del ERP, se corrige y se reimporta el F1 con el botón Importar XML. Figura 8

  5. Más información sobre las reimportaciones en este enlace.

  6. Si el error es por culpa de la distribuidora, se puede hacer un R1 con el asistente Generación de ficheros R1 desde ficheros F1. Figura 9

1.3. Abrir Facturas de Proveedor

  1. Los F1 que están en estado Importado Correctamente han generado facturas de proveedor en borrador que ya se pueden abrir.

  2. Para abrir estas facturas hay dos opciones:

    • Desde el lote de importación de F1.
    • Desde el listado de facturas de proveedor.

  3. Abrir facturas desde el lote de importación de F1:

    3.1. Ir al listado de lotes de importación de F1. Figura 10 3.2. Buscar lotes con la barra de "Abiertos" por debajo del 100%. Esta barra indica el porcentaje de facturas de proveedor abiertas. 3.3. Desde dentro de un lote de importación, utilizar el botón Aprobar facturas. Figura 11

  4. Abrir facturas desde el listado de facturas de proveedor Facturación -> General -> Facturas Proveedor.

    4.1. Buscar las facturas que estén en estado borrador. Figura 12

    4.2. eleccionar las facturas que se quieren abrir y utilizar el asistente Aprobar factura F1 (XML). Figura 13

1.4. Gestión de Pagos

  1. Para pagar facturas de proveedor hay dos opciones:

    • Desde remesas de pago.
    • Desde el listado de facturas de proveedor.

  2. Desde remesas de pago: Cuando se importa un F1, si se tiene configurado así, automáticamente se crean remesas de pago con la información que envía la distribuidora en el F1 y se ponen las facturas de proveedor en estas remesas.

    2.1. Ir a las remesas de pago: menú Contabilitat y Finançes -> Pago -> Órdenes de Pago -> Órdenes de Pago Figura 14

    2.2. Buscar ordenes de cobro no pagadas con el filtro Pagado = No. Figura 15

    2.3. Desde una remesa no pagada:

    • Revisar que el campo Sheduled date if fixed tenga la fecha en que se quieren marcar como pagadas las facturas.
    • Pulsar el botón Confirmar pagos
    • Si no se quiere enviar ningún fichero al banco porque se tiene domiciliado el pago a la distribuidora o ya se ha pagado: Marcar el checkbox Forzar pago sin exportar fichero Figura 16

    2.4. Pulsar el botón Realizar pagos. Figura 17

  3. Desde el listado de facturas de proveedor.

    3.1. Buscar las facturas en estado Abierto (no pagadas). Figura 18

    3.2. Seleccionar las facturas a pagar y utilizar el asistente Pagar grupo factures. Figura 18